11 tapaa saada enemmän aikaan

11 tapaa saada enemmän aikaan

Löydämme itsemme usein tilanteesta, jossa olemme haalineet itsellemme enemmän hommia kuin ehdimme tekemään. Voimme lähteä selvittämään ongelmaa optimoimalla toimintamme tai opettelemalla hiukan ajanhallintaa. Näihin panostaminen saattaa kuitenkin olla tilanteeseen ylireagoimista, varsinkin jos tilanne ei ole pysyvä tai kovin usein toistuva.

Satunnaisten tai miksei myös vähemmän satunnaisten hommien tehokkaampaan hoitamiseen suosittelenkin mm. seuraavia tapoja:

1. Ole järjestelmällinen

Jos paperisi, tavarasi ja tiedostosi ovat järjestyksessä, et käytä turhaa aikaa niiden etsimiseen.

2. Käytä apuvälineitä

Työskenteletkö tietokoneella? Hanki läppäri tai älypuhelin niin voit tehdä työtäsi myös silloin, kun et pääse työkoneellesi.

3. Aseta aikarajoja

Harva niistä pitää, enkä itse kuulu heihin. On kuitenkin myönnettävä, että aikarajan painaessa päälle hommia tulee paiskittua paljon paljon kovempaa kuin normaalisti.

4. Löydä mukavin tapa tehdä työsi

Minkä tahansa tekeminen tuntuu mielekkäämmältä kun se on edes jossain määrin kivaa. Ja mielekästä työtä tulee tietysti tehtyä enemmän kuin epämielekästä. Kuuntele työn ohessa musiikkia, etsi mukavin mahdollinen asento, pidä tarpeeksi taukoja tai tee työsi sinulle sopivimpaan aikaan.

5. Eliminoi häiritsevät tekijät

Sulje pikaviestimet, facebook, televisio, mikä tahansa mikä häiritsee keskittymistäsi ja vie huomiosi. Vaikka uskoisit kykeneväsi olemaan täysin välittämättä niistä, sulje ne silti.

6. Selvitä mihin aikaan olet tehokkaimmillasi

Toiset ovat tehokkaampia ja energisempiä aamusta, toiset taas illasta. Löydä oma hetkesi ja sijoita tärkeimmät tehtäväsi tälle ajalle.

7. Keskity yhteen tehtävään kerralla

Älä jaa huomiotasi. Keskittymällä yhteen tehtävään sataprosenttisesti saat sen valmiiksi paljon nopeammin kuin siirtelemällä huomiota useamman välillä. Jokainen hetki toissijaisten tehtävien äärellä tai niihin siirtyessä, on pois siitä tärkeimmästä. Yhteen asiaan keskittyessäsi kykenet myös sulkemaan muun maailman paremmin ulkopuolelle.

8. Keskity useampaan tehtävään kerralla

Voisi luulla että tämä olisi ristiriidassa edellisen kanssa, mutta nämä pätevät hiukan erilaisiin tehtäviin. Kun kyseessä on yksittäinen, enemmän huomiota vaativa tehtävä, kannattaa huomio suunnata vain siihen. Mikäli taas käsillä on useampi todella helppo ja minimaalista huomiota vaativa työ, saattaa multitäskäys olla se tehokkaampi vaihtoehto. Paljon paikasta toiseen juoksemista sisältävä homma voisi olla hyvä esimerkki. Kun hoitaa monta juttua kerralla yhdessä paikassa, siirtymiä kahden pisteen välillä tulee mahdollisimman vähän.

9. Delegoi ja ulkoista

Eikö aika riitä? Anna tehtäväsi jollekin, jonka työlista on tyhjempi. On lisäksi todennäköistä, että joku muu osaa tehdä kyseisen homman paremmin, nopeammin ja tehokkaammin. Delegoi se, mikä sinua ei kiinnosta ja käytä näin säästynyt aika ja vaiva sinulle merkityksellisten hommien tekemiseen.

10. Suunnittele

Jotain todella kulunutta ja todella toimivaa: Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Kun sinulla on yksityiskohtainen ja tehokas suunnitelma valmiina, kaikenlaiseen turhaan arpomiseen menee vähemmän aikaa. Et myöskään menetä yhtä herkästi aikaa odottamattomien vastoinkäymisten takia.

11. Hylkää turhat tehtävät

Välillä huomaa tekevänsä asioita jotka on periaatteessa ihan kiva saada valmiiksi, mutta kukaan ei oikeasti välitä, odota tai tarvitse niiden valmistumista. Heivaa tuollaiset rohkeasti sivuun ja keskitä huomiosi johonkin oikeasti tärkeään.

 

(Visited 695 times, 1 visits today)

0 comments… add one

Leave a Comment