IHMISSUHTEET KUNTOON:

LAITA IHMISSUHTEESI HUIPPUKUNTOON ”10 TOIMINTATAPAA PAREMPIIN IHMISSUHTEISIIN” -KIRJASEN AVULLA:

Kuinka sanoa Ei?

ei2

 Tämä on osa Opi sanomaan ei-sarjaa:

1. Syitä sanoa Ei

2. Kuinka sanoa Ei

3. Myönteisistä asioista kieltäytyminen

Edellisessä osassa kävimme läpi syitä kieltäytymiseen. Seuraavaksi muutamia tapoja kieltäytyä nykyistä helpommin ja varmemmin, sekä muutama asia, jotka sisäistettyäsi kieltäytymisestä tulee helpompaa:

Kyse ei ole kieltäytymisestä itsestään, vaan siitä kuinka kieltäydyt.

Miksi kieltäytyminen on usein vaikeaa? Koska ajattelemme, että kieltäytymällä loukkaamme avunpyytäjää tai annamme itsestämme itsekkään vaikutelman. Mikäli osaa kieltäytyä oikein ja kohteliaasti, molemmat edellämainitut ongelmat poistuvat.

Tiedä mitä tahdot

Mikäli tiedät mikä sinulle on tärkeää, on sinun helpompaa ottaa vastaan tehtäviä jotka vievät sinua oikeaan suuntaan ja kieltäytyä niistä jotka eivät. Mikäli tunnet, että jokin sinulta pyydetty palvelus on jotenkin ristiriidassa omien arvojesi tai tavoitteidesi kanssa, on siitä helpompi kieltäytyä.

Tiedä mihin myöntyminen tai kieltäytyminen johtaa

Tiedosta mitä haittaa tai hyötyä päätöksestäsi on. Mikäli tiedät että kieltäytymisellä on jotain vakavia seuraamuksia, sitä ei tietenkään kannata tehdä.

Ota huomioon avun pyytäjä. On varmasti huomattavasti vaikeampaa sanoa ei pomolle kuin kanssatyöntekijälle. Mieti kuitenkin, että teetkö mielessäsi kieltäytymisestä isomman asian kuin se oikeasti on? Yleensä seuraamuksia ei edes ole. Pomosi ei todennäköisesti ala suhtautumaan sinuun nihkeämmin, jos jostain hänen ehdotuksestaan kieltäydyt.

Mieti onko pyyntö oikeasti niin mitätön, kuin miltä se vaikuttaa

Monet (itsekin usein syyllistyn tähän) ajattelevat, ettei yksi parinkymmenen minuutin homma missään paina. Eikä se yleensä painakkaan. Joskus käy kuitenkin niin, että vastaan otettu tehtävä paljastuukin paljon monimutkaisemmaksi kuin sen odotti olevan. Tai sitten se sisältää jonkin sortin jatko- tai lisähommia. Selvitä ajoissa mitä kaikkea tehtävään kuuluu. Ota huomioon myös homman toistuvuus. Mikäli käytät siihen sen parikymmentä minuuttia joka päivä, laske paljon se tekee pidemmän ajan sisällä.

Kieltäytyminen on täysin hyväksyttävää

Ajattelemme, että loukkaamme avun pyytäjää, vihastutamme hänet, saamme hänet pettymään. Pelkäämme että annamme itsestämme huonon kuvan. Kieltäytyminen myös tuntuu hetken pahalta ja saa aikaan syyllisen olon. Itsestäni myös usein tuntui, että mikäli nyt kieltäydyn, en kehtaa enää koskaan itse pyytää apua ko. henkilöltä.

Todellisuudessa mikään näistä ei ole ongelma. Avun pyytäjä osaa lähes aina ottaa kieltäytymisen hyvin, varsinkin jos perustelet päätöstäsi. Kaikki eivät edes odota että myönnyt, jolloin kieltäytyminen ei tuota mitään sen kummempaa pettymystä. Mikäli myönnyt, koska sinua pelottaa avun hakijan negatiivinen reaktio, mieti, voitko myöntyä loputtomiin. Avunpyynnöt harvoin jäävät yhteen kertaan. Kuinka kauan voit myöntyä kunnes raja tulee vastaan ja joudut kieltyätymään? Vedä ajoissa selkeät rajat.

Selitä lyhyesti miksi kieltäydyt, ehdota vaihtoehtoa

Avun pyytäjälle jää kieltäytymisestäsi parempi mieli, mikäli selität miksi kieltäydyit. Älä turhaan pyytele anteeksi tai nöyristele, et tee mitään väärin. Voit myös auttaa avunhakijaa keksimään toisen ratkaisun. Ehkä joku olisi sinuakin soveliaampi auttamaan?

Anna vastauksesi viipyä

Mikäli pyyntö on esitetty vaikkapa sähköpostilla, anna vastaukesi viipyä. Useimmat varmasti osaavat lukea rivien välistä, että vastauksesi viipyminen on merkki siitä, ettei kiinnosta. Kokonaan vastaamattomuus on myös vaihtoehto, varsinkin jos olet muutenkin todella kiireinen. En itse periaatteessa suosi tätä, vaan mielummin kohtaan tilanteen kasvotusten tai lähetän edes jonkinlaisen vastauksen, mutta kukin tavallaan.

Kuinka päästä alkuun?

Mikäli olet niitä jotka eivät vain kykene sanomaan ei ja tahdot muuttaa tämän, kuinka kannattaa aloittaa?

Kuten aina, aloita pienestä. Odota, että vastaan tulee joku tarpeeksi mitätön pyyntö. Kieltäydy, vaikka periaatteessa voisitkin juuri silloin suostua. Kieltäydy kuitenkin ihan vain oppimisen vuoksi. Huomaat, ettei se ollutkaan mitenkään kamala kokemus. Mitä nyt vähän voi hävettää alkuun, mutta siihenkin tottuu. Tee tätä muutamia kertoja aina sopivin väliajoin (kunhan et kieltäydy joka kertaa). Pikkuhiljaa alat tottumaan, etkä koe enää mitään hirveitä tunnontuskia. Hyvältähän kieltäytyminen tuskin tulee kuitenkaan tuntumaan. Sen sijaan hyvältä tuntuu se, että voit keskittyä omiin hommiisi muiden juttujen sijaan. Älkää olko kusipäitä, mutta arvostakaa omaa aikaanne.

Aikahan on korvaamatonta. Et saa sitä koskaan takaisin, joten mieti, miksi käyttää sitä siihen, mitä et itse tahdo tai pidä tärkeänä?

Seuraavassa osassa käsittelemme myönteisistä asioista kieltäytymistä, saa lukea!

 

 

Syitä sanoa Ei

SYITÄ SANOA EI

Tämä on osa Opi sanomaan ei-kirjoitussarjaa:

1. Syitä sanoa Ei

2. Kuinka sanoa Ei

3. Myönteisistä asioista kieltäytyminen

Taito kieltäytyä on paitsi todella hyödyllinen, myös todella aliarvostettu. Se on myös yksi niistä asioista joista ajattelemme että ne joko osaa tai sitten ei. Todellisuudessa, kuten lähes kaikki muukin, sekin on helposti opittavissa. Vastoin yleistä luuloa taito kieltäytyä ei myöskään ole vain luonteesta kiinni. Kenenkään ei tarvitse olla luonteeltaan tiukka, töykeä tai vain omaa etuaan ajatteleva osatakseen sanoa ei.

Ensiksi kuitenkin syitä sanoa EI:

  • Kaikki aika jonka käytät asiaan, joka ei sinua kiinnosta, on pois ajasta jonka voisit käyttää siihen, mihin oikeasti tahtoisit. Teetkö mielummin ylitöitä kuin elät omaa elämääsi? Teetkö mielummin täysin sinulle kuulumattomia hommia kuin jotain, mikä on itsellesi tärkeää?
  • Toistuva muiden hommien hoitaminen käy muille itsestäänselväksi. On helppoa ruveta ajattelemaan, että kerran joltain apua saatuasi saat sitä myös jatkossa. Mitä useammin suostut auttamaan, sitä enemmän vahvistat tätä luuloa. Auttamisessahan ei ole mitään väärää, päinvastoin. Sen sijaan oman ajan uhraamisessa johonkin mikä ei kiinnosta sinua ollenkaan, on. Tunne oma arvosi. Ovatko muiden hommat niin tärkeitä, että sinun tulisi tehdä mielummin niitä kuin omiasi? Mikäli sinä itse arvostat muiden asiat niin paljon omiasi korkeammalle, eivät muutkaan sinun asioitasi niin kovin tärkeinä pidä.

Toivon, etten kuulosta itsekeskeiseltä kusipäältä joka välittää vain siitä, että omat hommat tulevat tehdyksi ja jättää muut pulaan. Kuten toivottavasti jokainen meistä, pidän muiden auttamista tärkeänä, enkä esimerkiksi kieltäisi kavereiltani tai läheisiltä apua missään tilanteessa, vaikka itselläni olisikin jotain muka tärkeämpää. Koen auttamisen aidosti mielekkäänä ja tärkeänä.

Joka tapauksessa välillä on tärkeää kieltäytyä myös täysin itsekkäistä syistä. Mielummin käytän aikani omien unelmieni tavoitteluun kuin muille kuuluvien töiden tekemiseen. Kohtuullisuus tulee muistaa tietysti tässäkin, toistuva ja järjestelmällinen kieltäytyminen saattaa olla jo ihan oikeasti kusipäistä.

Seuraavassa osassa pääsemmekin jo oppimaan sen, miten sanotaan Ei helpommin ja varmemmin.

 

11 tapaa saada enemmän aikaan

11 tapaa saada enemmän aikaan

Löydämme itsemme usein tilanteesta, jossa olemme haalineet itsellemme enemmän hommia kuin ehdimme tekemään. Voimme lähteä selvittämään ongelmaa optimoimalla toimintamme tai opettelemalla hiukan ajanhallintaa. Näihin panostaminen saattaa kuitenkin olla tilanteeseen ylireagoimista, varsinkin jos tilanne ei ole pysyvä tai kovin usein toistuva.

Satunnaisten tai miksei myös vähemmän satunnaisten hommien tehokkaampaan hoitamiseen suosittelenkin mm. seuraavia tapoja:

1. Ole järjestelmällinen

Jos paperisi, tavarasi ja tiedostosi ovat järjestyksessä, et käytä turhaa aikaa niiden etsimiseen.

2. Käytä apuvälineitä

Työskenteletkö tietokoneella? Hanki läppäri tai älypuhelin niin voit tehdä työtäsi myös silloin, kun et pääse työkoneellesi.

3. Aseta aikarajoja

Harva niistä pitää, enkä itse kuulu heihin. On kuitenkin myönnettävä, että aikarajan painaessa päälle hommia tulee paiskittua paljon paljon kovempaa kuin normaalisti.

4. Löydä mukavin tapa tehdä työsi

Minkä tahansa tekeminen tuntuu mielekkäämmältä kun se on edes jossain määrin kivaa. Ja mielekästä työtä tulee tietysti tehtyä enemmän kuin epämielekästä. Kuuntele työn ohessa musiikkia, etsi mukavin mahdollinen asento, pidä tarpeeksi taukoja tai tee työsi sinulle sopivimpaan aikaan.

5. Eliminoi häiritsevät tekijät

Sulje pikaviestimet, facebook, televisio, mikä tahansa mikä häiritsee keskittymistäsi ja vie huomiosi. Vaikka uskoisit kykeneväsi olemaan täysin välittämättä niistä, sulje ne silti.

6. Selvitä mihin aikaan olet tehokkaimmillasi

Toiset ovat tehokkaampia ja energisempiä aamusta, toiset taas illasta. Löydä oma hetkesi ja sijoita tärkeimmät tehtäväsi tälle ajalle.

7. Keskity yhteen tehtävään kerralla

Älä jaa huomiotasi. Keskittymällä yhteen tehtävään sataprosenttisesti saat sen valmiiksi paljon nopeammin kuin siirtelemällä huomiota useamman välillä. Jokainen hetki toissijaisten tehtävien äärellä tai niihin siirtyessä, on pois siitä tärkeimmästä. Yhteen asiaan keskittyessäsi kykenet myös sulkemaan muun maailman paremmin ulkopuolelle.

8. Keskity useampaan tehtävään kerralla

Voisi luulla että tämä olisi ristiriidassa edellisen kanssa, mutta nämä pätevät hiukan erilaisiin tehtäviin. Kun kyseessä on yksittäinen, enemmän huomiota vaativa tehtävä, kannattaa huomio suunnata vain siihen. Mikäli taas käsillä on useampi todella helppo ja minimaalista huomiota vaativa työ, saattaa multitäskäys olla se tehokkaampi vaihtoehto. Paljon paikasta toiseen juoksemista sisältävä homma voisi olla hyvä esimerkki. Kun hoitaa monta juttua kerralla yhdessä paikassa, siirtymiä kahden pisteen välillä tulee mahdollisimman vähän.

9. Delegoi ja ulkoista

Eikö aika riitä? Anna tehtäväsi jollekin, jonka työlista on tyhjempi. On lisäksi todennäköistä, että joku muu osaa tehdä kyseisen homman paremmin, nopeammin ja tehokkaammin. Delegoi se, mikä sinua ei kiinnosta ja käytä näin säästynyt aika ja vaiva sinulle merkityksellisten hommien tekemiseen.

10. Suunnittele

Jotain todella kulunutta ja todella toimivaa: Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Kun sinulla on yksityiskohtainen ja tehokas suunnitelma valmiina, kaikenlaiseen turhaan arpomiseen menee vähemmän aikaa. Et myöskään menetä yhtä herkästi aikaa odottamattomien vastoinkäymisten takia.

11. Hylkää turhat tehtävät

Välillä huomaa tekevänsä asioita jotka on periaatteessa ihan kiva saada valmiiksi, mutta kukaan ei oikeasti välitä, odota tai tarvitse niiden valmistumista. Heivaa tuollaiset rohkeasti sivuun ja keskitä huomiosi johonkin oikeasti tärkeään.