Olen tässä viime aikoina lueskellut tälläistä tehtävänhallintakirjaa kuin Master Your Workday Now, kirjoittajana tuo otsikossakin mainittu kaveri. No, tämä on huikea. Pesee mielestäni mennen tullen mm. tämän tunnetun tehtävienhallintagurun David Allenin (jonka metodeista pidän myös kovasti) jutut.
Olen nyt käyttänyt Linenbergerin systeemin mukaisia tehtävälistoja muutaman kuukauden ajan ja olen ollut niihin niin tyytyväinen, että haluaisin jakaa ne teidänkin kansanne.
Koko hänen systeeminsä (jonka ytimessä nämä tehtävälistat ovat) tähtää siihen, että saamme tehtyä meille tärkeät tehtävät kohtuullisessa ajassa huolimatta siitä, että meillä on tuhat ja yksi muutakin hommaa viemässä huomiotamme ja pomo hengittämässä niskaan lisätehtävien kanssa. Ja ainakin omassa tapauksessani se on tehnyt sen minkä lupaakin – mahdollistanut tehokkaan tehtävienhallinnan, parantanut tehokkuuttani ja vähentänyt tehtävien paljoudesta johtuvaa stressiä.
Systeemissä käytetään kolmea eri tehtävälistaa. Vapaasti suomentaen ne ovat Tehtävä tänään (Critical Now), Tehtävä kun mahdollista (Opportunity Now) ja Tehtävä joskus myöhemmin (Over the Horizon).
Tehtävä tänään-listalle sisällytetään ne asiat, jotka nimensä mukaisesti on tehtävä tänään. Ja siis oikeasti vain ja ainoastaan ne. Ei niitä jotka olisi kiva tehdä tänään, vaan ne jotka on tehtävä tänään (tai muuten jotain kamalaa tapahtuu).
Hyvä tapa tarkistaa kuuluuko jokin asia Tehtävä tänään-listalle on kysyä itseltään että jäisikö ylitöihin sen takia tai jättäisikö menemättä nukkumaan ennen kuin se on tehty. Jos ei, se ei kuulu tälle listalle.
Tehtävä heti kun mahdollista-listalle kuuluvat ne tehtävät, joilla ei ole tulenpalava kiire, mutta jotka olisi hyvä tehdä pian tai jotka muuttuvat pian Tehtävä tänään-hommiksi. Valtaosa tehtävistäsi tulee löytymään juuri tältä listalta. Homman juju onkin siinä, että tälle listalle ei tulisi ottaa kuin maksimissaan kaksikymmentä hommaa kerralla. Tällä tähdätään siihen, ettei sinulla ole kerralla liikaa tehtävää ja ettet tuntisi turhaa stressiä tai voimattomuuden tunnetta mahdottoman tehtävämäärän edessä.
Tämän listan tarpeeksi lyhyenä pitäminen on myös tämän systeemin vaikein tehtävä. Todellisuudessahan meillä on usein paljon enemmän kuin parikymmentä melko tärkeää tehtävää. Mikäli kestät ylipitkän tehtävälistan näkemisen, voit toki sisällyttää kaikki tehtäväsi sille. Mikäli sellainen taas aiheuttaa sinulle stressiä, pitää sinun vain kylmästi päättää mitkä kaksikymmentä tehtävää ovat tärkeimpiä ja valita vain ne.
Tämä lista käydään läpi kerran pari päivässä ja pidetään huoli ettei sille jää yhtään Tehtävä tänään-hommaa epähuomiossa pölyttymään.
Tehtävä joskus myöhemmin-listalta löytyvät kaikki jutut jotka joko eivät mahdu edellisille listoille tai jotka on tehtävä vasta joskus viikon parin kuluttua. Tämä lista käydään läpi yleensä kerran pari viikossa ja valitaan siitä tärkeimmät hommat Tehtävä kun mahdollista-listalle.
Ei sen kummempaa. Systeemi vaikuttaa äärettömän yksinkertaiselta (mitä se onkin), mutta se on myös uskomattoman tehokas. En ainakaan itse tätä käytettyäni ole enää halukas palaamaan perinteistan A-B-C-prioriteettilistojen pariin. Olen kyseisestä systeemistä sen verran innoissani että tulen kirjoittamaan siitä varmasti myöhemmin lisää, mutta riittäkööt tälläinen lyhyt esittely tältä erää.
Mukavaa listailua!
