kuinka saada enemmän aikaiseksi

Kuinka saada enemmän aikaiseksi? Kirjoitin hetki sitten vitkuttelusta ja tärkeiden hommien tekemisen välttelemisestä. Pohdin tekstissä sitä, miksi me vitkuttelemme. Tällä kertaa taas haluan nostaa esiin keinoja, joilla tätä vitkuttelua saa vähennettyä. Olen itsekin tässä asiassa kaukana täydellisesti, sillä olen pohjimmiltani uskomattoman laiska kaveri. Pyrin kuitenkin löytämään jatkuvasti keinoja myös tässä asiassa kasvamiseen. Tässä muutama, jotka ovat toimineet omalla kohdallani.

1. Varaa tehtäville aika kalenterista

Todennäköisesti vaikuttavin muutos omassa toiminnassani on ollut se, että varaan etukäteen kalenterista tietyn ajan tietyille hommille. Aiemmin virheeni oli se, että luotin “tekeväni kyllä keiken heti, kun siihen on vain sopivasti aikaa”. Tärkeimmät asiat toki hoituivat noinkin, mutta vähemmän tärkeät jäivät usein kokonaan tekemättä. Niille “ei vain ole sattunut olemaan tässä aikaa” ja “elämä on vain tullut tielle”.

Nykyään varaan esimerkiksi joka päivänä ainakin kello 9-14 väliset tunnit työntekoon (olen kotoani käsin työskentelevä yrittäjä) ja merkitsen myös etukäteen jokaiselle eri päivälle ja tunnille sen, mitä aion silloin tehdä. Sitten teen määrättyinä tunteina vain ja ainoastaan määrättyjä asioita. Toimintatapa on melko itsestäänselvä, mutta yllättävän tehokas.

2. Jaa tehtävät osiin ja ota pienin mahdollinen askel

Itselleni erityistä päänvaivaa tuottavat suurilta tuntuvat työtehtävät. Itse tehtävät eivät edes ole aina itsessään suuria, mutta koska niihin liittyy useita eri osa-alueita, niin ne tuntuvat suurilta ja siksi vaikeasti lähestyttäviltä. Esimerkiksi:

Minun piti tehdä tarjous esiintymiskoulutuksesta eräälle potilasjärjestölle. Järjestöstä oltiin itse oltu yhteydessä minuun ja pyydetty tarjousta. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että yleensä tarjous myös menee läpi, eli siitäkään ei joudu tässä tapauksessa kantamaan huolta. Tästäkin huolimatta vitkuttelin tarjouksen tekemistä, sillä sellaiseen menee aina muutama kymmenen minuuttia ja se vaatii monta eri työvaihetta.

Tällaisissa tilanteissa olen opetellut hajottamaan suurelta ja vaikealta tuntuvat tehtävät mahdollisimman pieniin osiin. Logiikka on tässä se, että jokainen yksittäinen työvaihe on itsessään helppo ja nopea tehdä. Kun tekee helppoja ja nopeita työvaiheita yksi toisensa perään, lopulta koko kokonaisuuskin on valmis. Esimerkiksi tässä tapauksessa hajotin tarjouksen tekemisen seuraaviin työvaiheisiin:

  1. Avaa tekstinkäsittelyohjelma
  2. Avaa edellinen tekemäsi tarjous pohjaksi uudelle tarjoukselle
  3. Vaihda tarjouksen tiedot uusiin (tämä kohta oli oikeasti n. 10 alakohdan pituinen, mutta niitä tuskin tarvitsee listata tänne)
  4. Tarkista jokainen kohta
  5. Tallenna tiedosto PDF-muotoiseksi
  6. Kirjoita tarjoukselle saateviesti
  7. Liitä tarjous sähköpostiin
  8. Lähetä

Vaikka tarjouksen tekeminen tuntuisi vaikelta ajatukselta, niin pelkkä tekstinkäsittelyohjelman avaaminen (1) on aika helppoa. Kun se on avattu, on myös aika helppoa avata siihen edellinen tekemäni tarjous (2). Myös tietojen päivittäminen kohta kohdalta (3) on nopeaa ja helppoa. Ja niin edelleen. Lopulta koko tarjous tuli valmiiksi ja lähetettyä.

3. Sammakko syödään ensimmäisenä

Jos olet lukenut tehokkuutta ja aikaansaamista opettavia oppaita, olet todennäköisesti jo törmännyt tähän neuvoon. Sen mukaan päivän ikävin tai vaikein homma kannattaa hoitaa heti ensimmäisenä ja mieluiten heti aamusta. Tämän logiikka perustuu siihen, että aamuisin olemme vielä täynnä energiaa, ajatuksemme ovat skarppeja, keskittymiskykymme on huipussaan, emmekä ole vielä ehtineet väsyä. 

Kun päivän tärkein ja vaikein homma on hoidettu, olemme koko loppupäivän ajan vapaita ahdistavista “ai niin se yksi juttu pitää vielä jaksaa tehdä” -tyyppisistä ajatuksista.

Myönnän, ettei tämä sammakon syöminen ensimmäisenä ole mikään lempivinkkini, sillä koen tähän turvautumisen siltikin aika raskaaksi. En kuitenkaan kiistä, etteikö tämä olisi erittäin toimiva silloin, kun sitä vain jaksaa noudattaa.

4. Hanki vastuukaveri

Usein vitkutteluni johtuu siitä, ettei kukaan ole valvomassa työtäni, enkä ole vastuussa siitä muille kuin itselleni. Tämä vaikeuttaa työn tekemistä merkittävästi. On aivan eri asia tehdä 8 tunnin työpäivä työpaikalla kollegoiden ja esimiesten seurassa ja aivan eri asia tehdä sama itsenäisesti.

Yksi tapa, jolla tätä esimiesten ja kollegoiden vastuuvaikutusta voidaan matkia on vastuukaverin hankkiminen. Kun tiedän, että minun on tehtävä jokin homma ja huomaan vältteleväni sitä, pirautan vastuukaverilleni. Kerron hänelle, mitä minun tulee tehdä ja missä ajassa se on saatava valmiiksi. Lupaan raportoida, kun homma on valmis. Jos en raportoi, kaverin tehtävä on soittaa ja varmistaa, että olen tehnyt sen, mitä olen luvannutkin.

Välillä käytämme parin ystävän kanssa tässä myös eräänlaista uhkasakkoa. Jos en esimerkiksi saa lupaamani asiaa valmiiksi, niin maksan kaverin tilille jonkinlaisen sopivan kivuliaan rahasumman. Koska en tietenkään halua heittää rahaa hukkaan, niin motivoidun yleensä tekemään valmiiksi sen, minkä olen luvannutkin.

5. Aseta aikaraja

Itse vitkuttelen usein hommien kanssa aina siihen hetkeen asti, jolloin niitä ei voi enää siirtää eteenpäin, vaan ne on ihan oikeasti pakko tehdä. Toimintatapa on siis varsin tuttu jo kouluajoilta, jolloin essettä kirjoitetaan yön tunteina, sillä se on palautettava 23:59 mennessä.

Tällaisia deadline-aikarajoja pystyy luomaan myös itse. Käytän tätä temppua yleensä yhdessä edellisen kohdan vastuukaverin kanssa. Ilmoitan kaverille, että mihin mennessä jokin homma on tehtävä, sitoudun uhkasakkoon ja sen jälkeen oikeastaan poikkeuksetta teen homman valmiiksi.

Rakkaudella,

Jevgeni

(Teksti “Kuinka saada enemmän aikaiseksi: 5 tapaa välttää vitkuttelu” on julkaistu 27.1.2012 ja sitä on päivitetty 15.6.2021. Lisää vastaavia tekstejä löytyy blogin arkistosta ja videoita videoarkistosta. Kiitos, mukavia luku- ja katseluhetkiä!)

Mikä fiilis tekstistä jäi?
Sai ajattelemaan!
Sai ajattelemaan!
0
Tykkäsin!
Tykkäsin!
0
En tykännyt!
En tykännyt!
0